Możliwość zdalnego podpisywania umów czy innych istotnych dokumentów staje się z roku na rok coraz bardziej palącą potrzebą wielu firm. Konieczność tę dostrzegają przede wszystkim te przedsiębiorstwa, które w związku z rozwojem prowadzonych biznesów, a także postępującą w dynamicznym tempie transformacją cyfrową chcą usprawnić czynności administracyjne w swoich organizacjach i ułatwić tym samym kontakty biznesowe. Korzyści wynikające z posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego np. do podpisywania umów na odległość w coraz większym zakresie czerpią również osoby fizyczne, którym zależy na szybszym i wygodniejszym załatwianiu ciążących nad nimi spraw urzędowych. Co to podpis elektroniczny? Jak wyrobić podpis w tej formie, aby móc załatwiać czasochłonne obowiązki administracyjne bez wychodzenia z domu? Jakie są różnice między podpisem elektronicznym a kwalifikowanym? W tym artykule zebraliśmy wszystkie istotne informacje na temat podpisu elektronicznego. Sprawdź!
Czym jest podpis elektroniczny i do czego służy?
Zainteresowanie kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi sukcesywnie wzrasta zarówno wśród firm, jak i osób fizycznych ceniących sobie szybkie i wygodne rozwiązania cyfrowe. Rosnąca popularność tej usługi powodowana jest również faktem, że polskie urzędy i pozostałe instytucje, w których każdy z nas regularnie załatwia rozmaite czynności administracyjne, coraz śmielej wdrażają innowacyjne rozwiązania przyśpieszające procesy cyfryzacji i informatyzacji w tego rodzaju placówkach. W związku z tym stale poszerzają się również obszary, w których podpis elektroniczny kwalifikowany może być z sukcesem wykorzystywany przez szeroką grupę użytkowników. Mimo że w ostatnich latach popularność tego rozwiązania znacznie wzrosła, wciąż wiele osób może zastanawiać się jednak, co to podpis elektroniczny, w jaki sposób go uzyskać i na czym właściwie polega podpisanie umowy elektronicznie.
Podpis elektroniczny dokumentu jest unikalnie przyporządkowany do danej osoby i pozwala na szybkie dopełnienie formalności bez konieczności wychodzenia z domu. Rozwiązanie to jest zatem powszechnie cenione nie tylko za znaczną oszczędność czasu (nie trzeba bowiem martwić się o dojazd do placówki ani tracić czasu na oczekiwanie w długich kolejkach), ale również duży komfort. To, co jednak najważniejsze, to fakt, że kwalifikowany podpis elektroniczny umożliwia składanie w pełni wiążących podpisów w dokumentach elektronicznych, pozwalając m.in. na zdalne podpisywanie umowy czy innych istotnych dokumentów. Od strony technicznej jest on realizowany w oparciu o mechanizmy podpisu cyfrowego.
Zalety podpisu kwalifikowanego
Oprócz wspomnianej wyżej oszczędności czasu i wygody do kluczowych zalet kwalifikowanego podpisu elektronicznego należy fakt, że ten typ podpisu jest uznawany niemal na całym świecie i jest równoważny formie pisemnej, co oznacza, że pociąga za sobą takie same skutki prawne, jak w przypadku złożenia własnoręcznego podpisu na tradycyjnym dokumencie papierowym. Plusem okazuje się ponadto jego duża uniwersalność, ponieważ podpis elektroniczny kwalifikowany można wykorzystać w większości czynności prawnych, w tym również w kontaktach z kontrahentami, którzy znajdują się poza obszarem Unii Europejskiej.
Podpis elektroniczny a kwalifikowany – który wybrać?
Podpis elektroniczny a kwalifikowany – zastanawiasz się, w czym tkwi różnica? Kluczowe rozróżnienie między tymi formami e-podpisu polega na tym, że kwalifikowany podpis elektroniczny daje gwarancję prawną, ponieważ polskie ustawodawstwo traktuje go w sposób tożsamy z podpisem odręcznym. Kolejna różnica dotyczy też tego, w jaki sposób uzyskać podpis elektroniczny. Okazuje się bowiem, że kwalifikowany podpis może zostać wydany jedynie przez autoryzowane centrum certyfikacji.
Jak uzyskać podpis elektroniczny?
Jak uzyskać podpis elektroniczny? W tym celu najlepiej wyszukać odpowiednią firmę w rejestrze kwalifikowanych dostawców dostępnym w serwisie Narodowego Centrum Certyfikacji. Na stronie konkretnego biura zajmującego się wydawaniem certyfikatów poświadczających e-podpisy znajdziesz wskazówki, jak założyć podpis elektroniczny w kilku prostych krokach. Do aktywacji e-podpisu potrzebna będzie również weryfikacja tożsamości, do której przyda się dokument tożsamości z numerem PESEL.
Ile kosztuje podpis elektroniczny?
Cena kwalifikowanego podpisu elektronicznego uzależniona jest od okresu, na jaki wykupujemy tę usługę. Pakiety roczne oscylują wokół kwoty ok. 300 zł, jednak decydując się na dłuższe abonamenty (np. 3-letnie), można liczyć na bardziej atrakcyjne stawki.
Czy można podpisywać dokumenty papierowe kwalifikowanym podpisem elektronicznym?
Jak już zaznaczono, dużą zaletą kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest to, że ma taką samą moc prawną co własnoręczny podpis. Z tego powodu możliwe jest składanie podpisu elektronicznego na dokumencie papierowym, jeśli podpisywane pisma wymagają zachowania również w formie pisemnej.
Jak zweryfikować podpis elektroniczny?
Jeśli ktoś ma wątpliwości co do słuszności korzystania z e-podpisu, zwykle dotyczą one tego, jak zweryfikować podpis elektroniczny. Korzystając z usług sprawdzonych dostawców, nie trzeba jednak martwić się o autentyczność kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ponieważ jest on unikalnie przyporządkowywany do osoby składającej podpis, której tożsamość została potwierdzona, a także charakteryzuje się niezaprzeczalnością i integralnością.
